Profiel

1. Essentiëel

• Je hebt een bachelor, master of gelijkwaardige ervaring in Office Management
• Je hebt een basiskennis van Microsoft Office (Word, Excell, Outlook, Booking, Teams)
• Je hebt een basiskennis van boekhoudprocessen; ervaring met tools zoals Exact Online, OkiOki
• Je communiceert vlot in Nederlands en Engels.
• Je bent flexibel, en kan veel verschillende administratieve taken, in parallel, gestructureerd oplossen
• Je voelt je thuis in een kleine, gedreven organisatie met een wetenschappelijke missie
• Je combineert nauwkeurigheid met discretie en werkt zelfstandig.

2. Extra’s

• Je hebt een basiskennis van Sales/CRM/marketing systemen (Sales Navigator, Hubspot)
• Je hebt ervaring in het werken in een farmaceutisch, biotech of onderzoeksbedrijf binnen de levenswetenschappen.

Takenpakket

• Je beheert de verlof- en afwezigheidsregistratie via onze HR-tool.
• Je bent het aanspreekpunt voor sociaal secretariaat, hospitalisatieverzekering en andere HR-gerelateerde administratie.
• Je ondersteunt bij onboarding en offboarding (contracten, documenten, IT-platformen).
• Je plant activiteiten in (vergaderingen, teambuilding, bedrijfsevenementen).
• Je maakt verkoopfacturen op en volgt betalingen op.
• Je verwerkt aankoopfacturen, reisonkosten en bereidt de boekhouding voor.
• Je werkt nauw samen met onze externe boekhouder en zorgt dat alles tijdig en correct aangeleverd wordt.
• Je staat in voor de administratieve opvolging van verzekeringen, leveranciers en vergaderingrapporten.
• Je verstuurt gevraagde documenten door naar klanten (NDA, marketing materiaal, template contracten).
• Je volgt mee de administratieve verplichtingen op van (internationale) onderzoeksbeurzen.
• Je ondersteunt de zaakvoerder met administratieve taken.

Professionele vaardigheden